Découverte de talent : Executive Assistant

Véritable soutien au management de type exécutif, l’Executive Assistant interagit avec une administration exécutive dédiée et un soutien à la planification, au plan de voyage et à la coordination des événements ministériels et à la rationalisation des processus administratifs.

Cette fonction comprend des communications et des échanges fréquents avec les cadres supérieurs, les directeurs et les collaborateurs et contacts externes pour aider à atteindre les objectifs du pôle.

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De nos jours, un EA doit généralement posséder un diplôme ou deux ou compter plus de 10 ans d’expérience dans ce rôle. Rattaché à un dirigeant, un PDG, un directeur général, un manager important. L’executif assistant fait souvent le même travail qu’un assistant et a parfois son propre assistant pour s’assurer que le dirigeant est totalement exempt de ces tâches: le temps nécessaire à l’exécutif pour achever son travail fondamental serait perdu.

Certains assistants de haut vol prennent bien plus que la simple gestion d’un dirigeant : ils assurent des rôles majeurs au sein de l’entreprise tant au niveau organisation que stratégie.

Dans certaines organisations, l’absence du cadre supérieur aura souvent beaucoup des mêmes pouvoirs décisionnels que l’exécutif. Cette confiance est généralement construite sur une longue période de temps, travaillant ensemble. Je participais récemment à une réunion organisée par EA, qui était également le conseiller en ressources humaines de la société.

Aujourd’hui, il semble être difficile de rester motivé après des années consacrées à atteindre le niveau d’Executive Assistant, alors qu’un jeune étudiant tout juste diplômé de l’ESAGE, l’Ecole des Assistants avec son expérience en alternance, a ce même poste dans une autre entreprise.

En tant qu’assistant, il ne suffit plus de savoir gérer des agendas complexes ou de coordonner des calendriers de voyage. Cela dit, même pour un assistant débutant, ces tâches peuvent être décourageantes et il faut du temps pour développer d’autres compétences. 

Etre assistant en 2019, n’est pas un choix de carrière à prendre à la légère, mais la large incompréhension de ce rôle continue de semer la confusion et la frustration à tous les niveaux du secteur.

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Paula Harding, assistante de direction à la Liverpool School of Tropical Medicine, travaille en binôme avec son manager. Ensemble, ils assistent à des réunions et forment une équipe soudée : “nous nous faisons confiance, rien n’est dissimulé avec moi”.

Elle est pleinement impliquée à tous les niveaux, à ses côtés, à chaque réunion pour assurer la transparence de leurs attentes, l’un envers l’autre. 

Fournir un soutien stratégique est une tâche générale qui définit l’étape suivante: passer de l’assistant personnel à l’adjoint exécutif. Travailler de manière proactive plutôt que réactive, et être visible au niveau du conseil d’administration est une façon pour les assistants de jouer leur rôle au plus haut niveau.

Alors, comment savoir sur quoi se concentrer dans votre propre développement professionnel et quels petits changements pouvez-vous apporter si vous souhaitez passer à la vitesse supérieure?