Découverte des talents: Office Manager

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Qu’est-ce qu’un Office Manager ?

Le diplôme du BTS Support à l’Action Managériale a été pensé pour accompagner les organisations du 21ème siècle : gestion de projet, communication, digitalisation, travail collaboratif, ressources humaines… Toutes ces compétences permettent l’accompagnement de l’évolution du métier en Office Manager.

Office Manager ? Mais qu’est ce qu’un Office Manager ? 

En France, l’appellation d’Office Manager (OM) n’est pas toujours explicite et est souvent remplacée par des noms plus traditionnels, tels que l’assistant de direction ou le responsable des services généraux. Les potentiels candidats sont alors perdus, et ne saisissent pas les enjeux du poste de l’OM, d’autant plus qu’il mobilise de nombreuses compétences et que ses réalités diffèrent selon les entreprises. 

Les annonces de recrutement pour des « office managers » abondent sans que ce terme ne soit toujours nettement défini pour les candidats potentiels. Rien de plus normal : cette fonction rassemble plusieurs compétences et parfois des réalités différentes en fonction des entreprises.

Les tâches de l’Office Manager

L’OM est chargé de s’assurer du bon fonctionnement de l’entreprise. En effet, il supervise l’organisation du personnel administratif et de soutien, gère les activités administratives, financières et de gestion. 

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Généralement, les responsabilités et missions de l’Assistant 2.0 ou Office Manager, sont les suivantes :

  • Organiser l’aménagement du bureau : commander le mobilier de bureau 
  • Gérer les budgets du bureau
  • Superviser et surveiller le travail du personnel administratif
  • Superviser le recrutement du nouveau personnel
  • Organiser les programmes d’initiation pour les nouveaux employés
  • Déléguer des tâches à des employés débutants
  • Evaluer les performances du personnel
  • Assister la fonction Ressources Humaines : gestion des bases de données et registres personnels
  • S’assurer de la suffisance des effectifs de travail
  • Organiser des réunions
  • Assister à des réunions avec la direction de l’entreprise
  • Organiser des évènements d’entreprise ou des conférences
  • Traiter la correspondance, les requêtes et les plaintes
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Un cumul de compétences pour un ancien nouveau métier

Ses responsabilités sont donc diverses et variées, mais dépendent également de la taille de l’entreprise. En effet, l’OM qui travaille dans une petite entreprise n’aura pas autant de tâches à réaliser que dans une grande entreprise, où il pourrait être amené à superviser une grande équipe d’assistants administratifs. 

Ainsi, nous pouvons simplement affirmer que le rôle l’OM est une association de celui de l’assistant de direction et de la responsable administrative. Il a donc un rôle essentiel au sein de l’entreprise et contrôle la mise en relation des différents services. Cette fonction est d’ailleurs souvent rattachée à la direction de l’entreprise et est parfois occupée par le directeur lui-même.