Facility Management

office manager esage 2 arielle

Après son diplôme de BTS Support à l’Action Managériale l’assistant joue un rôle majeur dans l’entreprise puisqu’il est en relation avec tous les autres services de l’entreprise. Ainsi, il travaille en collaboration avec les différents responsables, notamment celui de Facility Manager (FM). Dès lors, comment l’assistant favorise-il le FM au sein d’une entreprise ?

Définition du Facility Management

Le Facility Management, qui désigne la gestion de l’ensemble des services garants du bon fonctionnement d’une entreprise, change de paradigme. La quête de pertinence et la prise en compte des bénéfices usagers font désormais partie intégrante de l’équation.

Le « Facility Management » désigne tout ce qui n’est pas la raison de l’activité d’une entreprise, mais qui en garantit le fonctionnement (à l’exception des ressources humaines et des services financiers). Cela concerne aussi bien le fonctionnement des bâtiments qui abritent l’activité que les services dédiés au bien-être des occupants.

Les tâches du Facility Management 

Le FM est en charge d’assurer la bonne gestion de tous les services rattachés à un site. Sa mission est d’établir un environnement de travail qui soit adapté aux besoins des salariés, mais également de veiller au respect et à l’application des normes de sécurité et d’hygiène, de maîtriser la gestion des coûts ainsi que l’optimisation de la qualité du service. En bref, le FM réalise une fonction support dans l’entreprise, qui se rattache principalement aux fonctions logistiques. 

office manager esage 1 arielle

Le Facility Manager doit donc accomplir un bon nombre de missions, mais a besoin d’être accompagné dans leur réalisation. C’est là que le travail de l’assistant devient important. En effet, ce dernier a une grande connaissances du fonctionnement de l’entreprise de part les différentes responsabilités qui lui sont confiées telles que :

  • répondre à des appels téléphoniques
  • organiser des réunions
  • assister à des réunions avec la direction de l’entreprise 
  • traiter la correspondance
  • soumettre et rapprocher les rapport de dépenses
office manager esage 3 arielle

Un cumul de compétences pour un ancien nouveau métier

L’assistant mobilise donc, lui aussi, de nombreuses compétences « Les 6 compétences des Office Manager » pour veiller à la bonne organisation de l’entreprise.

Ainsi, il est en mesure d’apporter des informations au FM afin de lui faciliter l’accomplissement de ses tâches et d’avoir de bons résultats pour l’entreprise. Cependant, le travail de l’assistant ne se limite pas à une simple aide. En réalité, ce dernier agit lui aussi activement au bon fonctionnement de l’entreprise et réalise des tâches similaires à celles du FM.

En définitive, l’assistant, en gagnant de l’expérience, va pouvoir connaître une évolution de carrière qui l’amènera lui-même a exercer en tant que FM.