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Lia SEGURA, Office Manager : Présentation de trois outils essentiels

Le 28 janvier dernier, les étudiants de 1ère année en BTS Support à l’Action Managériale promotion 2023 rythme Jeudi-Vendredi, de l’ESAGE Paris ont rencontré Lia SEGURA Office Manager et fondatrice du Club Office Manager.

Lia SEGURA est venue parler de son parcours et de son métier. Retour sur cet échange de près de deux heures, via un article d’Oléna DOUYBES, étudiante de 1ère année à l’ESAGE Paris.

  1. Retour sur le parcours de Lia SEGURA

Après avoir été hôtesse d’accueil, Lia s’est dirigée vers un poste avec plus d’autonomie et des responsabilités car c’est ce qui l’animait.

De ce fait, elle devient Office manager dans des petites structures, où elle a eu l’occasion d’avoir plusieurs casquettes. Ainsi, elle avait toujours des missions dans diverses domaines au sein de son entreprise l’amenant à accroître ses compétences et son savoir-faire.

2. Office Manager, qu’est-ce que c’est ?

C’est une combinaison entre un assistant administratif, un assistant comptable et les services généraux. L’office manager s’occupe du bien-être des employés, des besoins aux bureaux.

Il est le lien entre les salariés et l’agent comptable. Son rôle est de faire en sorte que tout se déroule au mieux dans l’entreprise. Il permet de meilleurs échanges et une fluidité d’informations entre les collaborateurs, les clients, les prestataires et les employés.


4. Les outils qui font gagner du temps

Nous avons vu Trello, la méthode KANBAN, Dashlane pour mémoriser les mots de passe, Kapersky pour créer des mots de passe sécurisé, des logiciels qui permette de créer des raccourci clavier personnalisé pour ne pas avoir à retaper des phrases ou infos (mail, n° tel, adresse, réponse automatique) et donc de gagner du temps par exemple textExpander ou PhraseExpress (…)

5. Le club des Office Manager

Le club des Office Manager a été fondé par Lia, il y a plus de 6 ans. Cette communauté s’articule autour de 3 axes :

  • Une communauté en ligne (un slack et des groupes Facebook),
  • Des événements physiques, réguliers via le le groupe Meetup des Office Managers et le Club des Office Managers,
  • Un rendez-vous semestriel : l’Office Manager Summit, le seul salon professionnel dédié à ce métier. Ce Club d’OM sert à la fois de lieu de rencontre, d’échanges de bons plans ou encore pour partager son expérience…

Pour en savoir plus sur la Communauté des OM : https://medium.com/office-manager-france/rejoins-la-communaut%C3%A9-des-office-managers-5dae889dc52c

6. Le mot de la fin

L’intervention de Lia était très enrichissante, c’était assez interactif et nous avons appris pas mal de chose sur le métier d’Office Manager ainsi que sur les outils faisant gagner du temps qui n’est qu’un plus dans le cadre de notre métier !

“L’Office Manager est
RH
RAF
Chargé de comm
Facility Managers
Responsable QVT
Chargé de l’événementiel
et bien plus encore”

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