Assistant en Administration des Ventes

Assistant en Administration des Ventes

• Responsable de Gestion Commerciale
• Gestionnaire de Comptes Clients
• Expert Facturation
• Gestionnaire de Recouvrement
• Assistant Commercial / Secrétaire Commercial

L’Assistant en Administration des Ventes, également appelé Assistant ADV, joue un rôle essentiel dans l’équipe commerciale de l’entreprise. Il garantit le fonctionnement normal de tous les services de l’entreprise et la satisfaction du client.

L’Assistant ADV peut être nécessaire dans tous les secteurs d’activité : BTP, agriculture, tourisme, industrie, cosmétique… Cela concerne évidemment les entreprises commerciales, il peut travailler aussi bien dans des petites et moyennes entreprises que dans des entreprises internationales.

• Responsable Administration des Ventes
• Directeur Commercial
• Direction Générale

L’Assistant en Administration des Ventes (ADV) est responsable de toute la gestion administrative du département des ventes, qui assure diverses tâches de gestion. Son objectif est d’assurer le bon déroulement du cycle de vente : de la réception de la commande du client à la livraison au lieu désigné. L’administrateur des ventes est toujours au cœur des activités de transaction, il assure l’interface entre les clients, il est également responsable des aspects financiers et de gestion des opérations et gère le bon fonctionnement du système de facturation et des processus de gestion. Actifs clients, remises ou encours.

De manière générale, l’Assistant ADV s’occupe de toutes les tâches liées aux commandes avec les clients. Il s’occupe de la gestion de contrats de vente et constitue un rouage fondamental dans une entreprise. Cette profession commerciale est au centre des négociations avec les clients.

L’Assistant ADV gère une documentation client complète. Par conséquent, il enregistre les commandes et assure leur exécution. Ainsi, il intervient de l’émission de la commande à la livraison après avoir passé toutes les étapes du processus : commande, contrôle et gestion des stocks, bon de livraison, facturation. Dans certaines entreprises, il enregistre et / ou indique le recouvrement et s’occupe du recouvrement des créances en collaboration avec le service comptable.

Au cours d’une journée de travail, l’Assistant ADV remplit les tâches suivantes :

• Enregistrer les commandes fournisseurs
• Responsable des commandes clients
• Editer les factures et assurer le suivi de la facturation
• Préparer les ordres de livraisons
• Responsable du suivi logistique des achats et des approvisionnements
• Gestion administrative
• Gérer les fiches de données de sécurité des produits
• Suivre les stocks
• Actualiser les échéanciers et les tableaux de bords
• Renseigner les demandes d’informations clients
• Jouer un rôle de support lorsque cela s’avère nécessaire

Assurer l’interface entre les fournisseurs, les entreprises d’import et d’export et les clients. Gérez les commandes et les factures des clients, les fournisseurs paient et s’assurent que les produits sont livrés correctement. Transférer les informations nécessaires à la gestion des stocks.

L’Assistant ADV possède des notions comptables, afin de pouvoir encaisser les comptes clients et maîtriser parfaitement les outils bureautiques : Office Pack, et des progiciels plus spécifiques.

Compétences Techniques :

• Gérer les demandes et réclamations-clients
• Préparer et organiser avec la logistique les livraisons clients
• Effectuer le suivi des commandes et de la facturation
• Organiser les relances des clients / prospects

En termes de relations interpersonnelles, un Assistant ADV communique à la fois verbalement et par écrit, valorise le travail d’équipe. Il possède également des compétences diplomatiques en cas de conflits ou de différends.

Sociales et organisationnelles :

• Adapter un planning en fonction des délais ou des aléas
• Gérer des délais ou des priorités multiples
• Créer et développer une relation de confiance avec les clients
• Adapter le style et le contenu de la communication à ses interlocuteurs et à la situation
• Présenter l’information de façon claire et concise tant oralement que par écrit

Dans l’ensemble, les profils les plus recherchés sont les candidats titulaires d’un BAC +2 de type BTS SAM. La plupart des recruteurs ne demandent pas aux candidats une solide expérience, et nombreux sont ceux qui n’hésitent pas à faire confiance aux débutants. Il existe une demande croissante pour une bonne pratique de l’anglais et même d’autres langues étrangères. De plus, maîtriser les logiciels de gestion des ventes, en plus des outils bureautiques typiques.

Un Assistant ADV a généralement réalisé les formations suivantes :

• • BTS Support À l’Action Managériale (BAC +2)
  • Bachelor Responsable des Ressources Humaines (BAC +3)
  • Mastère Direction des Ressources Humaines (BAC +5)

Débutant :  entre 22 000€ et 24 000€ brut annuel.

Confirmé : environ 34 000€ brut annuel.

L’Assistant en Administration des Ventes peut être promu au poste de secrétaire ou de directeur des ventes. Il peut alors diriger l’équipe et / ou se voir confier la gestion de documents sensibles, tels que les grands comptes. Il occupe alors des responsabilités de contrôle et de management. Il peut également rechercher des fonctions plus techniques et se spécialiser en comptabilité.

Le développement professionnel de l’Assistant ADV vise à améliorer ses compétences en affaires afin qu’il puisse réellement se développer en tant que vendeur itinérant : rappels clients ciblés, réaliser des ventes complémentaires, proposer des produits complémentaires ou alternatifs, anticiper les besoins clients, … Les outils de gestion de la relation client sont devenus de plus en plus complexes, ce qui a également conduit l’Assistant ADV à renforcer sa capacité à utiliser les outils informatiques lors des entretiens téléphoniques.

Avec les besoins croissants des clients, l’Assistant ADV a de plus en plus de responsabilités. Par conséquent, il peut évoluer vers un rôle de service à la clientèle et éventuellement devenir directeur de magasin ou même directeur d’agent. Il aura également accès à un grand nombre de métiers liés à la vente de biens ou de services.

• Responsable ADV
• Responsable Logistique
• Directeur des Ventes
• Directeur Commercial