Office Manager

Office Manager

• Assistant / Assistante de Manager
• Attaché / Attachée de direction
• Secrétaire de Direction

Sa mission est de gérer tous les travaux administratifs, juridiques et comptables qui ne peuvent être achevés faute de temps et de compétences. Le but de cette fonction est d’alléger de nombreuses fonctions et responsabilités de ses supérieurs (gestion du personnel, gestion des affaires générales, suivi budgétaire, gestion des flux d’informations, etc.).

Le poste de directeur est une évolution de l’Assistant de Direction. Comme son nom l’indique, il s’agit d’une fonction axée sur l’organisation interne et externe du bureau et des ressources humaines.

La plupart des Offices Managers travaillent dans les TPE, PME et PMI. Ces professionnels travaillent dans de nombreux domaines, tels que les services, la construction, les services financiers et les communications.

L’Office Manager est rattaché au Directeur Général.

Il est généralement subordonné au manager, et son rôle est de connecter la direction avec les autres membres de l’équipe. Il entretient également des contacts étroits avec les services administratifs tels que les ressources humaines et la comptabilité pour exercer efficacement ses fonctions de support sur ces questions.

L’Office Manager a pour objectif d’alléger le Directeur Général afin qu’il puisse se concentrer sur les aspects commerciaux et de gestion de l’entreprise. Il est, en particulier, chargé de la gestion des opérations administratives et de la transmission des informations entre la direction et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel) et externes (fournisseurs, banques…). Il est responsable de toute la gestion administrative des différents services afin d’assurer le fonctionnement normal, la coordination et la supervision du bureau.

L’Office Manager est responsable du fonctionnement efficace du bureau à travers une série de tâches administratives, financières et de gestion. Mais aussi de tout ce qui concerne la communication interne et  / ou externe, les évènements, les relations presse, la gestion des salaires et du personnel et les lois.

Avec les nouveaux outils disponibles sur le Web, Office Manager sera généralement également un webmaster ou un gestionnaire de communauté de petite structure qui mettra à jour le site Web et / ou le blog et sera responsable de la gestion des opérations de courrier électronique de la manière suivante : Exemple. L’Office Manager participe activement à la réalisation du projet en apportant un soutien opérationnel.

Travaillant principalement dans de petites structures, l’Office Manager combine les fonctions d’assistant de direction de haut niveau et de responsable administratif, à savoir :

• Accompagner le responsable de la structure en prenant en charge toutes les tâches administratives : gestion de la correspondance, organisation du programme et des réunions, préparation des commandes de fournitures de bureau, organisation et réalisation des recrutements,
• Élaborer et présenter des rapports et des bilans,
• Rédiger des synthèses et des reportings,
• Gérer le budget et s’occuper de la comptabilité,
• Assurer la communication entre le directeur général et ses interlocuteurs internes et gérer la communication externe…

Par conséquent, les tâches d’Office Manager peuvent être administratives, juridiques ou comptables. Mais il peut également gérer la structure, le budget ou la communication des ressources humaines.

Parmi les missions de l’Office Manager, on peut lister les tâches suivantes :

• Gestion de l’assistanat du directeur général,
• Communication interne et externe en gérant les flux d’informations,
• Reporting,
• Gestion des services généraux,
• Suivi des budgets,
• Prise en charge des appels téléphoniques,
• Gestion de l’agenda,
• Organisation des réunions et des différents événements internes,
• Organisation de manifestations événementielles,
• Gestion de la trésorerie…

Office Manager, étant un véritable support de gestion et un maillon clé dans l’organisation, prend en charge tout ou partie de la gestion administrative ou des services de TPE / PME / Start-up d’une grande entreprise et coordonne et gère de nombreuses autres tâches et missions, telles que la gestion des services généraux, la comptabilité, la gestion administratives et financières, ressources humaines, gestion de projets, etc., pour contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise.

La diversité, l’autonomie et la flexibilité d’esprit sont les caractéristiques de base pour exercer la fonction d’Office Manager, en plus des connaissances techniques et informatiques requises pour ce poste. La variété des tâches nécessite un sens de la hiérarchisation, d’excellentes compétences interpersonnelles et la capacité d’être discret. L’Office Manager doit avoir une excellente connaissance des logiciels bureautiques (Microsoft Office en général) et de la langue française. Comme les assistants de direction, un Office Manager a souvent besoin de connaître une ou plusieurs langues étrangères (principalement l’anglais).

Pour représenter l’image du département qui l’emploie, il doit avoir une présentation impeccable, polie et prudente. Le travail de liaison nécessite de bonnes compétences interpersonnelles, la maîtrise d’au moins une langue étrangère, y compris l’anglais, et être mobile et utilisable. Une bonne culture globale et une maîtrise des outils bureautiques, associées à des qualités consciencieuses et entreprenantes, permettront d’optimiser le développement de carrière. L’OM multitâche doit être organisée, disponible, réactive et autonome. Il doit savoir prendre l’initiative d’alléger le fardeau de ses supérieurs.

Un BTS Support à l’Action Managériale est le diplôme minimum requis.

Il n’y a pas de formation spécifique pour devenir Office Manager, le concept est nouveau et les tâches sont diverses et complexes. Mais dans la plupart des cas, les recruteurs exigent un niveau minimum BAC +2 et d’avoir auparavant exercé les fonctions d’Assistants ou d’Assistants de Direction. Dans la plupart des cas, les recruteurs ont besoin d’au moins une formation de gestionnaire de bureau BAC +2. Certaines formations proposent des formations à la carrière d’Office Manager, notamment le BTS Support à l’Action Managériale.

Son salaire va dépendre de son expérience et de la taille de l’entreprise.

Pour un débutant, le salaire annuel brut se situe entre 26 000€ et 32 000€ brut annuel.

Pour un intermédiaire, il est plutôt entre 32 000€ et 35 000€ brut annuel.

Enfin, pour un confirmé il peut aller de 35 000€ à 50 000€ brut annuel.

La carrière professionnelle d’un Office Manager peut évoluer vers un poste de secrétaire général, de responsable administratif et financier ou de responsable des services généraux. Il peut également assumer plus de responsabilités et entreprendre des tâches liées à la responsabilité sociale de l’entreprise ou au bien-être de l’entreprise (comme un responsable du bonheur/ Happiness Officer).

Les possibilités d’emploi se multiplient. L’Assistant de Manager doit savoir saisir ces opportunités ! En outre, le travail de l’Office Manager lui-même peut conduire à des fonctions de développement des ressources humaines, de directeur administratif et financier ou de secrétaire général.

• Assistant Manager
• Assistant RH
• Assistant Communication
• Happiness Officer
• Responsable Administratif