Assistant Administratif

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Assistant Administratif

  • Assistant Administratif / Assistante Administrative
  • Secrétaire
  • Secrétaire Administratif / Administrative
  • Secrétaire Administratif / Administrative de collectivité territoriale
  • Secrétaire Bilingue
  • Secrétaire Bureautique
  • Secrétaire d’Administration ou d’intendance universitaire
  • Secrétaire Polyvalent / Polyvalente
  • Secrétaire Trilingue

L’Assistant Administratif fait partie du service administratif. Il est responsable du traitement des documents, de la gestion de l’organisation des documents et du bon fonctionnement des gestionnaires. Un Assistant Administratif peut également être requis pour accueillir les visiteurs par téléphone ou en personne.

Le travail d’Assistant Administratif est effectué dans différentes structures : association, cabinet d’avocats, gouvernement local, entreprise, entreprise publique / établissement public, établissement d’enseignement et société de services.

  • Responsable clients
  • Ressources humaines, Comptabilité…

L’Assistante Administrative est très proche du travail du secrétaire et est une partie importante de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’un ou plusieurs services, sa mission principale est la gestion administrative de différents dossiers : rédaction de courriers, saisie de divers documents (budgets, rapports, offres, etc.), archivage des dossiers, planification de réunions, etc.

Un Assistant Administratif est responsable de la gestion quotidienne de l’entreprise. Grâce à lui, les courriers sont reçus et envoyés, les rendez-vous pris, les clients et les fournisseurs sont informés. L’assistant administratif assure le secrétariat, le déploiement, le suivi administratif et l’archivage des fichiers. Il assure la circulation des informations. Il s’occupe des services d’accueil et administratifs ainsi que des tâches de contrôle, de comptabilité, de paie et de gestion des comptes clients. De plus, il gère les appels téléphoniques, accepte et envoie du courrier. Il est responsable de la fiabilité de son travail et contribue à l’image de marque de l’entreprise, tant en interne qu’en externe.

Les missions principales de l’Assistant Administratif sont d’accueillir et de guider les clients et visiteurs, et de gérer divers documents.

Les tâches d’un Agent d’Administration peuvent différer d’une institution à l’autre, mais les plus importantes sont :

  • Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
  • Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s’occuper de la gestion des messages électroniques,
  • Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger,
  • Organiser des déplacements de membres de l’équipe ou du responsable,
  • Vérifier l’état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
  • Actualiser des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …),
  • Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, …),

En contact direct avec le service représentatif, le représentant peut assumer un plus large éventail de responsabilités et jouer le rôle d’assistant ou de secrétaire exécutif. La nature de son travail dépend largement de sa tâche.

Pour devenir Assistant Administratif, de nombreuses compétences (telles que la prise de notes et la maîtrise de l’informatique et des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint)) sont essentielles.

  • Techniques de prise de notes
  • Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, réseau social d’entreprise, …)
  • Outils bureautiques
  • Modalités d’accueil

Mais aussi des compétences de savoir-être :

  • Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite
  • Bon sens relationnel
  • Sens de l’accueil
  • Rigueur et organisation
  • Discrétion et respect de la hiérarchie

Un métier accessible à BAC +2 qui nécessite polyvalence et sens de l’organisation.

Le rôle d’Assistant Administratif nécessite de la polyvalence, de l’organisation et un sens des priorités pour gérer une journée type. Favorise l’écoute et la diplomatie pour entretenir des relations avec différents interlocuteurs (managers, collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.).

Débutant : environ 1 530 € brut mensuel.

Confirmé : jusqu’à 2 180 € brut mensuel.

Le métier d’Assistant Administratif est un bon tremplin pour acquérir des responsabilités en entreprise. La polyvalence de l’industrie vous permet d’utiliser les fonctions de Secrétaire Administratif, Secrétaire Comptable, Assistant de Direction ou Assistant Commercial.

Les tâches et les interlocuteurs se sont multipliés. À l’aide de différentes technologies, les managers deviennent de plus en plus autonomes, ce qui permet aux Assistants Administratifs d’assumer d’autres tâches à valeur ajoutée : relations prestataires, données RH, gestion d’équipe, etc. Ils doivent désormais apporter des solutions pour gérer globalement certaines tâches.

Les Assistants Administratifs peuvent assumer plus de responsabilités en travaillant pour d’autres services de l’entreprise, afin qu’ils puissent coordonner une équipe.

Il peut aussi devenir secrétaire indépendant selon ses ambitions et son expérience.

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